Privacyverklaring

Bosch & Eissens Vastgoed B.V. streeft naar het vinden van de juiste opslagruimte voor een iedereen en het leveren van een solide investeringsobject voor de belegger. Een van de voorwaarden hierbij is dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de privacy van een ander en elkaar. Iedereen die bij en met Bosch & Eissens Vastgoed B.V. werkt, moet hierop kunnen vertrouwen. Daarom hebben we duidelijke afspraken over hoe we persoonsgegevens van eenieder verzamelen en gebruiken.

In deze privacyverklaring leest u hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Dit zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bank- rekeningnummer. Hoe we omgaan met persoonsgegevens houden we bij in een register om onder andere onze naleving van de privacywet, de AVG, aan te kunnen tonen.

 

1. Ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, dit is verplicht wanneer je je inschrijft als ruimte- zoekende, reageert op een aangeboden bedrijfsruimte of een huur-/ koopovereenkomst met Bosch & Eissens Vastgoed B.V. aangaat. Wij gaan zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om en willen zo min mogelijk persoonsgegevens verzamelen.

Alleen de gegevens die echt nodig zijn om een overeenkomst met je af te sluiten leggen wij vast. We vragen hiervoor om o.a. een kopie van je paspoort, ID- of rijbewijs te versturen. Het is belangrijk dat je je BSN-nummer en pasfoto afschermt. U kunt hiervoor de app KopieID van de rijksoverheid gebruiken.

Het is namelijk belangrijk dat wij je kunnen identificeren voor het tekenen van de overeenkomst. Als je de benodigde gegevens niet wilt verstrekken, dan kunnen wij geen overeenkomst met je aangaan. Het gebruik van jouw persoonsgegevens is dus noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst. Na het sluiten van de overeenkomst zal het identiteitsdocument worden verwijderd. Ook zijn wij soms wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van jou te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor het voorkomen of bestrijden van overlast of voor de opsporing van strafbare feiten. Soms ben je niet verplicht om gegevens te verstrekken en dan vragen wij je om toestemming.

                                         

2. Gegevens verzameld bij anderen

De gegevens die wij verwerken, ontvangen we in beginsel alleen van jou zelf. Daarnaast worden er door anderen gegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld omdat er meldingen worden gedaan van illegale activiteiten of overlast. Als er sprake is van een overlastmelding of indicaties van illegale activiteiten, doen wij onderzoek bij derden om dit ook feitelijk vast te stellen.

 

3. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Bosch & Eissens Vastgoed B.V. verzamelt diverse persoonsgegevens van huurders, beleggers en overige relaties. Deze gegevens leggen we vast op het
moment dat een huur- of koopovereenkomst wordt afgesloten of op andere momenten dat er contact is met de huurder of investeerder, bijvoorbeeld als er een vraag of klacht is of als melding wordt gemaakt dat er iets stuk is. Deze verwerking wordt vastgelegd in een verwerkingsregister. We verzamelen onder andere:

“Gewone” persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld je:

• Naam;
• Geslacht;
• Woonadres;
• Geboortedatum/-plaats;
• E-mailadres;
• Telefoonnummers;
• Legitimatiebewijs zonder BSN of pasfoto;
• KvK-gegevens (eenmanszaak of VoF);

Gegevens van gevoelige aard. Dit zijn bijvoorbeeld je:

• Bankrekeningnummer;
• Betaalhistorie;
• Overeenkomsten;
• Gegevens over huurachterstand;

 

4. Waarvoor hebben wij persoonsgegevens nodig?

Huurders
Bosch & Eissens Vastgoed B.V. gebruikt persoonsgegevens van huurders nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren. We gebruiken deze gegevens onder voor:

• Afsluiten van een huurovereenkomst;
• Beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden;
  Afsluiten van een huur- of koopovereenkomst;
• Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen;
• Onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren;
• Afhandelen van geschillen en klachten.
• Aanpak van overlast en illegale activiteiten;
• Verkoop van de gehuurde bedrijfsruimte;
• Communicatie over al de bovengenoemde punten.
• Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening (Klant Contact Monitor).

Beleggers
Bosch & Eissens Vastgoed B.V. gebruikt persoonsgegevens van beleggers voor de volgende redenen:

• Afsluiten van een koop-/ leningovereenkomst;
• Het nakomen van de overeenkomst;
• Overmaken van gelden;
• Communicatie over het bovengenoemde.

Werknemers
Bosch & Eissens Vastgoed B.V. heeft persoonsgegevens van werknemers nodig voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. is verplicht de identiteit van haar werknemers te controleren.

De controle op de identiteit van werknemers bestaat uit 3 onderdelen:

1. Verificatieplicht: Bosch & Eissens Vastgoed B.V. moet het identiteitsbewijs, dat is een paspoort, identiteitskaart ofvreemdelingendocument, van werknemers bij indiensttreding controleren op echtheidskenmerken
   en geldigheid;
2. Bewaarplicht: Bosch & Eissens Vastgoed B.V. moet een kopie bewaren van het identiteitsbewijs van alle werknemers die in dienst genomen worden;

1. Zorgplicht: bij controle moet Bosch & Eissens Vastgoed B.V. haar werknemers in de gelegenheid stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. moet haar werknemers erop wijzen dat zij verplicht zijn een geldig identificatiebewijs bij zich te dragen.

 

5. Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens

Bosch & Eissens Vastgoed B.V. is verantwoordelijk voor de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt en opgeslagen. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. houdt een intern register bij van al onze verwerkingen van persoonsgegevens. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. staat er in ieder geval voor in dat de persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verzameld en gebruikt. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. koppelt persoonsgegevens aan unieke codes (bijvoorbeeld het contractnummer) om communicatie mogelijk te maken. Dat is nodig om ons werk te kunnen doen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor de werkzaamheden die zijn beschreven in deze Privacyverklaring. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van huurders, beleggers en andere relaties.

Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze huurders en beleggers, is contractueel gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens
Medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot de persoonsgegevens van onze huurders en de beleggers mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. In het geval dat er geen wettelijke bewaartermijnen bestaan, hanteert Bosch & Eissens Vastgoed B.V. de door haar gestelde bewaartermijnen. Tijdens het bepalen van de geschikte bewaartermijnen wordt rekening gehouden met het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. We bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. We verwijderen of anonimiseren de persoonsgegevens bijvoorbeeld uiterlijk twee jaar nadat de betreffende overeenkomst tussen Bosch & Eissens Vastgoed B.V. en de huurder is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld. Behalve als deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. De persoonsgegevens van huurders die zijn geregistreerd ten behoeve van een specifiek doel en niet meer noodzakelijk is voor dat doel, worden uiterlijk vijf jaar nadat de persoonsgegevens zijn verwerkt verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn vereist is om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trend onderzoek.

Alle bewaartermijnen zijn vastgesteld en opgenomen in een bewaartermijnenregister.

Beveiliging
Wij nemen alle noodzakelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen en een gepast beveiligingsniveau te waarborgen. Hierbij houden wij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook de aard, de omvang, de context en deverwerkingsdoeleinden. De genomen maatregelen zijn dan ook altijdin verhouding met de risico’s die gepaard gaan met de betreffende gegevensverwerking.

 

6. Gegevens delen met andere organisaties

Bosch & Eissens Vastgoed B.V. gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten ofwaarmee we samenwerken.

De derden aan wie we informatie verstrekken, zijn bedrijven die we inschakelen om werkzaamheden te verrichten of met wie wij anderszins samenwerken, bijvoorbeeld bij verkoop van het gehuurde object.

Delen van persoonsgegevens
Als een andere partij of instantie verwerkingen namens Bosch & Eissens Vastgoed B.V. verricht (bijvoorbeeld een clouddienstverlener) moet deze partij een verwerkersovereenkomst getekend hebben waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan.

Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld gemeentes, toezichthouders). In die gevallen moet een convenant zijn getekend waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Bosch & Eissens Vastgoed B.V. houdt een register van verwerkingsactiviteiten bij.

 

7. Welke rechten hebben huurders of beleggers

Ieder persoon waarmee wij zaken doen heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Verzoeken tot inzage
Verzoeken tot inzage kunnen via e-mail of schriftelijk worden ingediend bij Bosch & Eissens Vastgoed B.V. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan, krijgt de verzoeker na persoonlijke identificatie een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens
en de doelen van de verwerking van de gegevens.

De navolgende gegevens worden niet door Bosch & Eissens Vastgoed B.V. overgelegd:

• Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik.
• Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman, worden niet overgelegd.
• Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van artikel 23 AVG.

Voordat een verzoek tot inzage en verzet in behandeling wordt genomen, moet je je je eerst hebben geïdentificeerd. Dit kan door je ID-kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Wanneer je jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het
verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Het verzoek tot inzage wordt vervolgens binnen vier weken na identificatie beantwoord.

Verzoeken tot correctie en verwijdering
Correctie of beperking van persoonsgegevens worden alleen gehonoreerd als de gegevens onjuist zijn, onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld of als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Als het correctieverzoek wordt gehonoreerd, dan zal Bosch & Eissens Vastgoed B.V. de wijzigingen zo snel mogelijk doorvoeren. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. zal een eventuele wijziging ook aan derden partijen doorgeven aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt, tenzij deze kennisgeving onmogelijk is of onevenredige inspanning kost.

Recht van verzet
In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een huurder, in bij de wet geregelde gevallen, verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via e-mail of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Bosch & Eissens Vastgoed B.V. We besluiten vervolgens binnen vierweken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, dan beëindigd Bosch & Eissens Vastgoed B.V. direct de verwerking. We zijn niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Bosch & Eissens Vastgoed B.V. wettelijk verplicht is.

 

8. Persoonsgegevens en digitale media

Bij het regelen van zaken via de website, zoals bijvoorbeeld een huur-/ of beleggingsaanvraag geeft u toestemming om uw persoonsgegevens vast te leggen. Als u het contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zo lang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.

Website
De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via XXX.nl, verwerken we volgens deze Privacyverklaring.

Bosch & Eissens Vastgoed B.V. maakt gebruik van cookies die voldoen aan de AVG.

 

9. Wet- en regelgeving

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft Bosch & Eissens Vastgoed B.V. te maken met de volgende wet- en regelgeving:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in gaat. Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van de AVG;

• Sinds 1 januari 2016 bestaat er ook een verplichting om datalekken te melden. Bosch & Eissens Vastgoed B.V. hanteert hierbij het Protocol Datalekken;

Wat zijn persoonsgegevens?
Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld
BSN-nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens
Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken gebaseerd op de volgende gronden:

1. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden (nodig voor de huurovereenkomst);
2. De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen (bijvoorbeeld
   inkomen te registreren);
3. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Bosch & Eissens Vastgoed B.V. en de met haar verbonden instellingen of ondernemingen of een derde aan wie de
   gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert;
4. De betrokkene heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend;
5. Een calamiteit (een zaak van leven of dood);
6. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak van het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt (dit is Bosch & Eissens Vastgoed B.V. niet, dus dit is
   niet op ons van toepassing).

Verwerken van persoonsgegevens
Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken (dataminimalisatie).

 

10. Hoe komt u met ons in contact?

Wilt u gebruik maken van uw rechten of heeft u vragen, een tip of klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt contact met ons opnemen via e-mail of een brief. Om uw identiteit te controleren vragen wij u een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee te sturen. Wilt u het Burgerservicenummer (BSN) en de pasfoto alstublieft onleesbaar maken? U kunt hiervoor de app KopieID van de rijksoverheid gebruiken. Wij bewaren deze kopie niet, maar na vaststelling van de identiteit wordt de kopie vernietigd. Binnen een maand na ontvangst van uw e-mail of brief ontvangt u een reactie.

Stuurt u liever een brief? Adresseer deze aan:

Bosch & Eissens Vastgoed B.V.
Einsteinweg 51 B
3404 LJ IJSSELSTEIN

Als u niet tevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens door Bosch & Eissens Vastgoed B.V. kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509AJ Den Haag

Deze Privacyverklaring kan wijzigen. De laatste versie vindt u altijd hier. De datum van de laatste wijziging vindt u onderaan deze verklaring.

IJsselstein, 1 januari 2024